Decision-Making Process’: Individual vs Group

A. LATAR BELAKANG Manajer sering diposisikan sebagai pengambil keputusan, dan setiap organisasi berkembang, sukses tidaknya perusahaan merupakan hasil dari keputusan manajer. Pengambilan keputusan sebenarnya adalah proses mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Langkah identifikasi masalah, informasi mengenai lingkungan dan kondisi organisasi dimonitor untuk mendefinisikan prima-tidaknya performa untuk mendiagnosa penyebab kelemahan. Langkah Problem solution adalah langkah solusi alternatif aksi, dan satu alternatif yang diseleksi untuk diimplementasikan. Keputusan terprogram adalah prosedur yang ada untuk meyelesaikan masalah. Keputusan tidak terprogram sangat tidak terdefinisi, dan tidak ada prosedur yang eksis untuk menyelesaikan masalah. Keputusan ini digunakan saat awalnya perusahaan tidak melihat adanya masalah sebelumnya, dan kemungkinan tidak mengetahui bagaimana cara merespon. Kriteria keputusan yang jelas tidak ada, dan alternatif juga buram. Disana ada ketidakpastian yang bisa dikembangkan untuk keputusan tidak terprogram, jadi solusi tunggal adalah disesuaikan dengan kebiasaan untuk penyelesaian masalah. Banyak keputusan tidak terprogram melibatkan strategic planning, karena ketidakpastian yang tinggi dan keputusan sangatlah kompleks. Sebagian kalangan menganggap keputusan tidak terprogram yang kompleks diartikan sebagai keputusan kejam karena sangat mudah mendefinisikan problem yang dapat mengubah pekerjaan. Wicked Problem, diasosiasikan dengan konflik manajer diantara alternatif keadaan obyek secara cepat dan hubungan yang tidak jelas diantara elemen keputusan. Manajer dan organisasi setuju, dengan persentase keputusan nonprogram karena kecepatannya dalam mengubah lingkungan organisasi. B. DEFINISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN Keputusan (decision) adalah pilihan yang di buat dari alternatif-alternatif yang ada. Banyak orang menyangka bahwa membuat pilihan adalah bagian yang besar dalam proses pengambilan keputusan, tetapi tidak. Membuat pilihan adalah salah satu bagiannya saja. Pengambilan keputusan menurut stoner adalah pengidentifikasi dan memilih serangkaian kegiatan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengmbil keuntungan dari suatu kesempatan. Pengambilan keputusan adalah sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan dari beberapa alternative yang tersedia. Pengambilan keputusan menurut Richard L. Daft (Decision Making) adalah proses dalam mengenali masalah-maslah dan bahan peluang untuk kemudian dipecahkan, pengambilan keputusan mengharuskan adanya usaha baik sebelum atau sesudah di buatnya pilihannya nyata. Sedangkan dari berbagai pendapatan diatas dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah terjadinya proses penetapan keputusan yang sudah melalui proses pemilihan yang didasari secara logis, rasional dan ideal. Berdasarkan fakta informasi dari sejumlah alternatif untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien untuk masa yang akan datang. C. JENIS DAN PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN Pembuatan keputusan tidak hanya dilakukan oleh para majer puncak, tetapi juga para manajer menengah dan lini pertama. Setiap jabatan seseorang dalam organisasi menyangkut berbagai derajat pembuatan keputusan, bahkan untuk pekerjaan rutin sekalipun dan dalam organisasi apapun. Manajer akan membuat jenis atau tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Salah satu metoda pengklasifikasian keputusan yang banyak digunakan dengan menentukan apakah keputusan itu diprogram atau tidak. Antara lain dengan: 1. Keputusan-Keputusan yang Diprogram (Programmed Decisions) Adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan-keputusan ini rutin dan berulang-ulang. Setiap organisasi mempunyai kebijaksaan-kebijaksaan tertulis atau tidak tertulis yang memudahkan pembuatan keputusan dalam situasi yang berulang dengan membatasi dan menghilangkan alternatif-alternatif. Sebagai contoh, manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji karyawan baru, karena organisasi pada umumnya mempunyai skala gaji untuk semua posisi, manajer juga tidak perlu memikirkan masalah-masalah harian yang harus dihadapi karena prosedur-prosedur untuk menangani masalah-masalah rutin telah tersedia. 2. Keputusan yang Tidak Diprogram (Non-Programmed Decisions) Keputusan yang tidak diprogram adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa. Bila suatu masalah yang timbul tidak cukup diliput oleh kebijakaan atau sangat penting sehingga perlu penanganan khusus, harus diselesaikan dengan suatu keputusan yang tidak diprogram. Beberapa contoh masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak diprogram antara lain, cara pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penanganan lini produk yang jatuh dipasaran, atau cara perbaikan hubungan masyarakat. Semakin tinggi kedudukan dalam hirarki organisasi, dibutuhkan kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan yang tidak diprogram lebih tinggi. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian. Para manajer membuat keputusan-keputusan sekarang adalah bagi kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dan tujuan yang akan dicapai diwaktu yang akan datang. Situasi-situasi pembuatan keputusan ini menyangkut berbagai aspek yang tidak dapat diketahui dan sulit diperkirakan, seperti reaksi pesaing tertentu, atau tingkat inflasi tiga tahun mendatang. Tingkat ketidakpastian dalam berbagai situasi akan berbeda-beda oleh karena itu manajer akan menghadapi tiga macam situasi : kepastian, resiko dan ketidakpastian. Dalam kondisi kepastian (Certainty), para manajer mengetahui apa yang akan terjadi di waktu yang akan datang, karena tersedia informasi yang akurat, terpercaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan. Dalam kasus ini, situasi di waktu yang akan datang adalah dapat diperkirakan dengan pasti. Dalam kondisi resiko (risk), para menajer mengetahui besarnya kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tidak tersedia. Sedangkan, Dalam kondisi ketidakpastian (uncertainty), para manajer tidak mengetahui besarnya setiap kemungkinan hasil-hasil. Kondisi-kondisi ketidakpastian pada umumnya menyangkut keputusan-keputusan kritis dan paling menarik. Dalam pembuatan keputusan dapat dilakukan lebih tepat dengan mempergunakan metoda-metoda kuantitatif untuk mengantisipasi dan memperkirakannya. D. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN 1. Pemahaman dan perumusan masalah Para manajer sering menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit diketemukan atau bahkan sering, hanya mengidentifikasi gejala masalah bukan penyebab yang mendasar. Bila mereka ingin memperbaiki situasi, mereka harus pertama-tama menemukan apa masalah sebenarnya dan dan kemudian menentukan bagian-bagian masalah yang mereka harus pecahkan serta bagian-bagian mana yang seharusnya dipecahkan. Para manajer dapat mempermudah identifikasi masalah dengan berbagai cara. Pertama, manajer secara simpatik menguji hubungan-hubungan sebab akibad. Kedua, manajer mencari penyimpangan-penyimpangan atau perubahan-perubahan dari “ normal”. Dan, barang kali paling penting, manajer berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu memberikan pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah atau kesempatan. 2. Pengumpulan dan Analisa data yang relevan. Setelah manajer menentukan dan merumuskan masalah, mereka harus mulai memutuskan langkah-langkah selanjutnya. Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudian medapatkan informasi tersebut. Para manajer akan jarang memperoleh seluruh data yang dibutuhkan, padahal mereka harus mempunyai informasi cukup untuk dapat merumuskan berbagai penyelesaian. 3. Pengembangan alternatif-alternatif. Kencenderungan untuk menerima alternatif keputusan pertama yang “ flexibel “ sering menghindarkan manajer dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah-masalah mereka. Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecenderungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat lebih mungkin pencapaian keputusan yang efektif. Manajer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap dan pandangan sempurna, walaupun banyak buku dan latihan pembuatan keputusan masih menyarankan kepada pembuat keputusan untuk mendapatkan “ semua data” sebelum mempertimbangkan alternatif-alternatif keputusan. 4. Evaluasi alternatif-alternatif Setelah manajer mengembangkan sekumpulan alternatif, mereka harus mengevaluasinya untuk menilai efektifitas setiap alternative. Efektivitas dapat diukur dengan dua kriteria dapat diukur dengan dua kriteria : apakah alternatif realistic bisa dihubungkan dengan tujuan dan sumber daya organisasi, dan seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah. 5. Pemilihan alternatif terbaik Tahap kelima pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi yang tersedia bagi manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer. Pilihan alternatif terbaik juga sering merupakan suatu kompromi diantara berbagai faktor yang telah dipertimbangkan. ( Berbagai peralatan modern yang tersedia bagi manajer untuk mengavaluasi dan memilih bermacam-macam alternative dibahas dibelakang). 6. Implementasi keputusan Setelah alternatif terbaik dipilih, para manjer harus membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih dari sekedar pemberian perintah. Manajer harus menetapkan anggaran atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya-sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan tanggungn jawab dan wewenang pelaksanaan tugas-tugas tertentu. Dalam hal ini, manajer perlu memperhatikan berbagai resiko dan ketidakpastian sebagai kosekuensi dibuatnya suatu keputusan. Dengan mengambil langkah tersebut, manajer dapat menentukan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menanggulangi hambatan dan tantangan yang akan terjadi. Disamping iu, pada tahap implementasi keputusan, manajer juga perlu menetapkan prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korelatif bila masalah baru muncul dalam pelaksanan keputusan, serta merancang sistem peringatan dini ( early warning system ) untuk menghadapi berbagai kemungkinan. 7. Evaluasi hasil-hasil keputusan terus menerus. Implementasi keputusan harus dimonitor terus menerus. Manajer harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil-hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan adalah suatu proses yang bersifat kontinyu bagi manajer dan merupakan tantangan yang harus selalu dihadapinya. E. PENGAMBILAN KEPUTUSAN INDIVIDUAL Pengambilan keputusan individual oleh manajer dapat dibagi menjadi dua: 1. Pendekatan Rational Metode yang ideal bagaimana semestinya manajer mengambil keputusan. Pendekatan ini terbagi menjadi delapan langkah: 1) Memonitor lingkungan keputusan Manajer memonitor informasi internal dan eksternal yang mengindikasi penyimapanan perilaku yang diterima dan direncanakan. 2) Menjelaskan masalah keputusan Manajer merespon deviasi dengan mengidentifikasi detail dasar masalah : dimana, kapan, siapa yang terlibat, siapa yang terdampak, dan bagaimana masalah tersebut muncul. 3) Menspesifikasikan obyek keputusan Manajer menentukan keputusan performa apa yang harus dicapai. 4) Mendiagnosa masalah Manajer harus menggali sampai ke dasar untuk menganalisa penyebab masalah. Tambahan data mungkin dilakukan untuk memfasilitasi diagnosa ini. Empat langkah pertama ini adalam langkah indentifikasi masalah, dilanjutkan dengan empat langkah selanjutnya merupakan solusi masalah dari pembuatan pengambilan keputusan. 5) Mengembangkan solusi alternatif Memiliki pemahaman yang jelas dari berbagai opsi yang tersedia untuk mencapai obyek yang diinginkan. Manajer mungkin melihat ide dan sugesti dari orang lain. 6) Mengevaluasi alternatif Melibatkan penggunaan teknik statistik dari pengalaman personal untuk mengukur kemungkinan keberhasilan. 7) Memilih alternatif terbaik Saat manajer menggunakan analisis problemnya, obyek dan analisis dipilih menjadi satu alternatif tunggal yang dmerupakan kesempatan terbaik untuk sukses. 8) Implementasi alternatif yang dipilih Manajer menggunakan kemampuan manajerial, administratif, persuasif dan menggunakan arahnya untuk menjamin keputusannya dijalankan dan terkadang inilah yang disebut eksekusi keputusan. Manajer biasanya menggunakan delapan langkah ini dalam pengambilan keputusan, meskipun tiap langkah ini bukanlah elemen yang tetap. Manajer mungkin mengetahui dari pengalamannya dengan lebih tepat apa yang harus dilakukan dalam sebuah situasi jadi, satu atau lebih langkah mingkin bisa diminimalkan. 2. Bounded Rational Perspective Manajer sering tidak mampu mengikuti prosedur yang ideal, karena banyak keputusan harus dibuat dengan sangat cepat. Tekanan waktu, banyaknya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi keputusan dan sifat yang tidak jelas dari berbagai problem yang membuat sistem analisa virtual menjadi tidak mungkin. Manajer hanya memiliki waktu yang sangat banyak dan kapasitas mental dan karena itu tidak dapat mengevaluasi goal, masalah dan alternatif. Upaya untuk menjadi lebih rasional adalah membatasi komleksitas yang besar dai berbagai solusi. 1) Constarint dan Tradeoffs Personel Constraint seperti gaya keputusan, tekanan pekerjaan, hasrat pencapaian gengsi, rasa tidak aman, dan berbagai hambatan lain untuk mecari alternatif maupun penerimaan alternatif. 2) Role of Intuition Intuisi decision making, merupaka urutan logika dari pengalaman, dan penilaian atau alasan eksplisit yang digunakan untuk membuat keputusan. Intuisi itu tidak sewenang-wenang atau tidak rasional karena intuisi berdasarkan tahun praktik dan penanganan pengalaman, yang biasanya disimpan dalam alam bawah sadar. Saat manajer menggunaka intuisi mereka berdasarkan pengalamannya yang matang dengan isu –isu organisasi, mereka lebih cepat dipersepsikan dan dipahami masalahnya, dan mereka mengembangkan firasat baik tentang alternatif masalah yang akan mereka selesaikan, seiring dengan proses pengambilan keputusan. Seringkali eksekutif membuat keputusan tanpa referensi eksplisit yang berdampak pada profit dari pengukuran yang hasilnya terukur. Yang harus diingat dalam bounded rationality percepective dan penggunaan penerapan intuisi sebagian besar adalah keputusan tidak terprogram. Mencoba untuk mengukur banyaknya informasi yang dapat menyebabkan masalah karena mungkin saja criteria keputusan yang sangat simple. Intuisi juga sangat seimbang dansupplement rational analysis membantu manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik.